Este o adevarata provocare sa ne mentinem biroul organizat si toate lucrurile sa fie la locul lor. Din graba si neatentie este usor sa ratacim obiecte si documente importante pe care mai apoi nu le gasim atunci cand avem nevoie de ele. Si tocmai din acest motiv, un spatiu de lucru curat si organizat, ca va permite sa fiti mai productiv si sa va desfasurati munca eficient si in timp util. In acest sens produsele de organizare si arhivare ne vor ajuta sa punem in ordin toate lucrurile si obiectele pe care le utilizam in timpul activitatilor de la job.
In acest sens si pentru a va ajuta in acest proces, am creat un top 10 cu cele mai bune sfaturi pentru organizarea biroului care va vor fi extrem de utile atat pe termen lung cat si pe termen scurt:
1. Curatati spatiul de lucru (biroul)
Pe masura ce incepeti sa va organizati biroul, este importan ca mai intai de toate sa faceti putina ordine si sa va curatati articolele pe care le folositi in mod uzual. Puteti incerca metoda celor trei gramezi: de pastrat, de aruncat sau de donat si pe masura ce parcurgeti articolele, le puteti plasa in gramada specifica. Aceasta metoda va va minimaliza cantitatea de articole pe care le aveti in birou si va va permite in acelasi timp sa pastrati ceea ce este cu adevarat important.
2. Creati zone specifice
Desemnati zone specifice de lucru in biroul dumneavoastra! Spre exemplu, desemnati un spatiu pentru documentele importante, unul pentru proiectele in curs, un spattiu unde sa pastrati organizate obiectele de scris si post-it-urile un spatiu in care sa va plasati obiectele personale precum o rama foto cu cei dragi, o decoratiune reprezentativa etc. si astfel veti avea zona de lucru libera si organizata corespunzator, aspect care va va ajuta sa va desfasurati munca in mod eficient. Pentru acest proces, aceste organizatoare de birou precum tavita pentru documente, suportul metalic pentru insturmentele de scris, pentru agrafe, sau post-it-uri sunt cateva produse reprezentative in acest sens.
3. Puneti lucrurile la locul lor
Odata ce nu mai folositi un obiect, puneti-l la locul lui! Este o actiune de numai cateva secunde, insa in acest fel toate lucurile vor fi la locul lor, iar biroul dumneavoastra va fi organizat si veti sti mereu de un de sa luat un anumit obiect, pix sau document.
4. Solutii de stocare
La fel cum am mentionat si in randurile anterioare, o tavita pentru documente, un suport de instrumente de scris sunt ideala pentru organizarea obiectelor de pe birou, iar pentru celalalte documente, acte si hartii importante pe care nu le utilizam in mod constant si trebuie organizate si arhivate, aceste bibliorafturi si mape din plastic iti vor fi de mare ajutor si te vor ajuta sa ai totul pun in ordine!
5. Mobilier de birou
Un fiset cu rafturi in care sa indosariezi bibliorafturile in ordine aflabetica si un dulap de birou cu sertare, mobil, in care sa organizezi diverse documente, proiecte si obiecte de uz constant in munca de birou, reprezinta unele dintre cele mai bune solutii de arhivare! Organizate in acest mod, veti gasi intotdeauna cu usurita exact ceea ce cautati si aveti totul la indemana!
6. Planificatoare eficiente
Multi dintre noi ne bazam pe post-it-uri pentru anumite mementouri, insa acestea nu sunt tocmai eficiente deoarece se pot incurca sau pierde foarte usor printre alte hartii, motiv pentru care trebuie sa gasim alte solutii prin care sa ne planificam task-urile si intalnirile. In acest sens, aceste agende datate si nedatate (in functie de preferintele noastre) reprezinta una dintre cele mai bune solutii de planificare, iar daca preferam o metoda mai tehnologizata, putem crea un calentar pe calculator unde sa notam tot ce avem de realizat, intalniri, programari, chestiuni importante etc.!
7. Etichetarea este cheia
Desi nu suntem obisnuiti cu acest aspect, etichetarea ne poate ajuta foarte mult! Etichetarea dosarelor, al bibliorafturilor aplicarea de etichete pe raft pentru a sti exact care este continutul, reprezinta o solutie eficienta de organizare si identificare la birou! Acest proces il putem realiza foarte usor cu ajutorul acestor etichete autoadezive – autocolante pe care fie putem scrie personal sau le putem tipari exact cu informatia dorita!
8. Reorganizarea si curatenia saptamanala
Saptamanal finalizam anumite proiecte pe care uitam sa le punem in in sertarul specific, sau utilizam un obiect pe care il lasam apoi aruncat pe birou, aspecte care vor crea un spatiu dezorganizat si incarcat, motiv pentru care saptamanal este bine sa facem o reorganizare riguroasa si sa punem totul la locul lui! In plus, la fel cum procedam si acasa, putina curatenie la sfarsit de saptamana este esentiala chiar si la birou, iar prin acest fapt vom avea un inceput sa saptaman fresh, de fiecare data!
9. Igienizati biroul
Punem instrumentele de scris in suportul lor, asezam frumos documentele in tavite, aruncam notitele irelevante, iar odata ce am finalizat de reorganizat si pus totul la locul lui, este timpul sa curatam si birou! Sa stergem praful, sa igienizam obiectele pe care le utilizam frecvent (mouse, telefon), curatam tastatura, spalam cana de cfea si paharul de apa si lasam totul curat si ordonat pentru ca ziua urmatoare sa o putem incepe in forma, intr-o energie pozitiva!
10. Ramaneti constant in acest proces
Cred ca acest aspect este cel mai greu de realizat, insa nu este imposibil! Sa ramanem constanti si sa respectam metodele de organizare pentru a ne mentine biroul ordonat poate reprezenta o sarcina destul de neobisnuita la inceput, insa in timp vom vedea cat de usor este sa ne facem treaba cand totate lucurile au un loc destinat, cand stim exact unde se afla un document sau cand obiectele pe care le folosim zilnic ne sunt la-ndemana, insa frumos asezate in suport sau in sertarul specific!
Va propunem asadar sa incercati sa implementati aceste sfaturi in cadrul biroului dumneavoastra si sa va bucurati de un spatiu curat, ordonat si sa va faceti munca mult mai eficient!
